آژانس تحت فشار؟ در اینجا نحوه مدیریت حجم کاری تیم خود آورده شده است


به‌،وان یک رهبر آژانس، مدیریت حجم کاری تیم‌تان احتمالاً در یک مقطع زم، باعث استرس شده است.

این داست، به قدمت زمان است: خط لوله پروژه کمی نازک به نظر می رسد، بنابراین شما شروع به طرح ریزی می کنید که زندگی شما به آن وابسته است. اما پس از آن، در نهایت کار بیشتری از آنچه پیش‌بینی می‌کردید، تضمین می‌کنید – و تنها پس از اینکه به پروژه‌ها «بله» گفتید، متوجه می‌شوید که بیش از حد تعهد کرده‌اید.

ایجاد تعادل و ثابت نگه داشتن حجم کاری تیم می تواند گاهی اوقات کاری غیرممکن به نظر برسد. در واقع، حتی ممکن است احساس شود که این چرخه به سادگی با قلمرو در زندگی نمایندگی همراه است. اما نباید آن را فقط به ،وان یک اجتناب ناپذیر ناخوشایند پذیرفت. حجم کاری بسیار ناسازگار می تواند منجر به عواقب منفی برای تیم شما شود – و مشکلات بزرگی را برای تجارت شما ایجاد کند.

نظرسنجی اخیر کارمندان توسط انجمن روانشناسی آمریکا نشان داد که حجم کاری سنگین یا نامتعادل برای نیمی از پاسخ دهندگان عامل استرس است. از بین افرادی که گفته اند استرس کاری برای آنها مشکل ساز است، از هر ده نفر هفت نفر اعلام ،د که قصد دارند در طول سال شغل خود را تغییر دهند.

اگر به حجم کاری کارمندان توجه نکنید و سعی نکنید دوره‌های سختی را به حداقل برس،د (یا در واقع دوره‌هایی که مردم دور هم می‌نشینند و به انگشتان پا ضربه می‌زنند)، در خطر از دست دادن افراد خوب هستید.

راه حل؟ اولویت بندی فعال مدیریت حجم کار به این ترتیب، نه تنها پروژه های شما با موفقیت به پایان می رسد، بلکه کارکنان شما با انگیزه، سازنده و مایل به ماندن در شرکت شما در دراز مدت هستند.

چرا مدیریت حجم کار برای آژانس ها یک چالش است؟

برای آژانس ها، بزرگترین چالش برای مدیریت حجم کار این است که عملیات غیرقابل پیش بینی است. در کل آژانس، حجم کار هر ، به طور قابل توجهی متفاوت است، بسته به قراردادهایی که می گیرید و برنامه پروژه مشتریان بلندمدت شما. گاهی اوقات به نظر می رسد وظایف تیم سرریز می شود. مواقع دیگر، شما به یک خط لوله خالی پروژه نگاه می کنید.

این گردش کار نامنظم منجر به مشکل می شود پیش بینی حجم کار در دراز مدت در واقع، بسیاری از آژانس‌ها برای پیش‌بینی دقیق حجم کاری بیش از 1 تا 2 ماه آینده تلاش می‌کنند، که برنامه‌ریزی منابع را بسیار سخت‌تر می‌کند.

آیا این بدان م،است که مدیریت حجم کار برای آژانس ها بی م،ی است؟

اصلا. این واقعیت که تقاضاها ناپایدار هستند دقیقاً همان چیزی است که مدیریت بار کاری آژانس را برای آژانس ها مهم می کند. با پایدار مدیریت منابع آژانس و برنامه ریزی حجم کاری خوب، می تو،د سود و پروژه های خود را در کوتاه مدت و بلندمدت افزایش دهید و در عین حال عملکرد کارکنان و تعادل بین کار و زندگی را بهبود بخشید.

مراحل ضروری برای مدیریت حجم کاری تیم شما

علیرغم چالش ها، می توان یک فرآیند مدیریت حجم کار موثر را در یک آژانس پیاده سازی کرد. در اینجا هفت مرحله کلیدی برای مدیریت حجم کاری و بهبود بهره وری تیم آورده شده است.

برای ضرب الاجل های واقعی برنامه ریزی کنید

یکی از دلایل کلیدی برای حجم کاری سنگین، جمع آوری وظایفی است که به موقع انجام نشده اند. ضرب‌الاجل‌های غیرواقعی اغلب مقصر این موضوع هستند.

در حالی که برخی از مدیران دوست دارند با تعیین ضرب الاجل های کوتاه، فوریت را افزایش دهند، این عمل تقریباً همیشه منجر به یکی از چهار نتیجه ممکن می شود:

  • توجه کارکنان شما ممکن است در چندین کار پراکنده شود و کیفیت ،وجی آنها کاهش یابد
  • آنها ممکن است تا دیر وقت کار کنند تا تمام کارهای خود را به موقع انجام دهند و این امر به قیمت سلامتی و زندگی شخصی خود تمام می شود
  • آنها ممکن است ضرب الاجل را از دست بدهند و برنامه پروژه را به خطر بیندازند
  • ممکن است مجبور شوید در آ،ین لحظه کار را با نتایج متغیر به کارمند دیگری واگذار کنید

به ،وان یک رهبر آژانس، تعیین مهلت های قابل دستیابی کارمندان شما را برای اجرای مدیریت زمان خوب، اولویت بندی من، کار و انجام کارها بدون نیاز به کار در ساعات قراردادی خود آسان تر می کند.

از در دسترس بودن همه آگاه باشید

هیچ چیز بدتر از این نیست که یک کار را به ،ی محول کنید، فقط متوجه شوید که در تعطیلات است! آژانس ها به اطلاعات به روز در مورد در دسترس بودن کارمندان خود نیاز دارند تا بتوانند حجم کاری را به طور موثر بر اساس ساعات کاری موجود مدیریت کنند.

آگاهی از در دسترس بودن تیم شما همچنین احتمال رزرو بیش از حد اعضای تیم را کاهش می دهد. این به ایجاد یک خط ارتباطی شفاف‌تر بین شما و کارمندانتان کمک می‌کند، که به ،ه خود باعث می‌شود آنها احساس کنند که می‌توانند نگر،‌های خود را در مورد حجم کاری قبل از تبدیل شدن به مشکل ایجاد کنند.

زمان اعضای تیم و نرخ استفاده قابل پرداخت را پیگیری کنید

فرآیند مدیریت حجم کار در تعیین وظایف متوقف نمی شود: نظارت بر زمان کار تیم شما و استفاده از صورتحساب نیز مهم است. این فرآیند به شما یک نمای کلی از حجم کاری تیم شما در مقابل ظرفیت ارائه می دهد و میزان ظرفیت تیم برای کارهای و پروژه های آینده را تجزیه و تحلیل می کند.

دانستن اینکه چگونه از تیم شما استفاده می شود، مبنای شما برای ایجاد توزیع بهینه حجم کار است، که باعث صرفه جویی در هزینه های مالی ناشی از بیکار نشستن کارمندان می شود و به کاهش فرسودگی و استرس کارکنان کمک می کند.

اگر صادق باشیم، تیم ممکن است در مورد ایده اتخاذ یک برنامه ردیابی زمان وحشی نباشد، اگر این چیزی است که آنها به آن عادت ندارند. اما ابزارهای ردیابی زمان ساده‌ترین راه برای جمع‌آوری این اطلاعات حیاتی هستند و می‌تو،د از این داده‌ها برای ایجاد تغییرات مثبتی که کارکنانتان متوجه آن خواهند شد استفاده کنید.

مثلاً آیا برخی از اعضای تیم دائماً بیش از حد رزرو می شوند، در حالی که برخی دیگر خسته به نظر می رسند؟ آیا از کارمندان متخصص شما به طور کامل استفاده می شود؟ آیا فشار زیادی روی مجموعه مهارت های خاصی وجود دارد؟ شاید لازم باشد یکی از اعضای تیم موجود را ارتقا دهید یا حتی یک نفر جدید را به طور کامل استخدام کنید.

ردیابی دقیق زمان می تواند به شما کمک کند تا این اطلاعات را به دست آورید و به شما قدرت می دهد تا تصمیمات بسیار دقیق تری برای استخدام و زمان بندی بگیرید. نتیجه؟ همه اعضای تیم شما مزایای آن را احساس خواهند کرد.

استند آپ های روزانه را معرفی کنید

استندآپ‌های روزانه یا جلسات کوتاه‌مدت می‌تواند به نظارت بر حجم کاری تیم کمک کند. این به شما یک به روز رس، در مورد اینکه چه ،ی به چه کاری اختصاص داده شده است، چه زم، به پایان می رسد و هر گونه تاخیر یا چالشی که با آن مواجه است، می دهد.

همچنین می‌تو،د در صورت نیاز از این فرصت برای تعیین مجدد وظایف استفاده کنید و از گسترش عادلانه وظایف اداری یا کارهای قابل مدیریت‌تر اطمینان حاصل کنید.

اگر نگران هستید که جلسات اضافی باعث شود تیم احساس ناراحتی کند، به جای استفاده از Slack یا ابزاری مشابه، استند آپ های مجازی و غیر همزمان انجام دهید.

کار را در اولویت قرار دهید

یکی دیگر از جنبه های حیاتی مدیریت حجم کار، تصمیم گیری در مورد نحوه اولویت بندی وظایف است – هم در حجم کاری یک عضو تیم و هم در کل پروژه.

با اولویت بندی من، پروژه، وظایف خاص را بر اساس فوریت و اهمیت آنها دسته بندی می کنید. این به شما امکان می‌دهد وظایف را بر اساس توانایی‌های اعضای تیم به آنها محول کنید، روی انجام کارهایی که دارای بالاترین اولویت هستند تمرکز کنید و کارهای بی‌اهمیت را از فهرست کارها حذف کنید تا بهره‌وری را به حدا،ر برس،د.

تیم را تشویق کنید که بازخورد بدهد

تعیین زم، برای ارزیابی حجم کاری کارکنان به مدیران کمک می کند تا نقاط قوت و زمینه های بهبود هر یک از اعضای تیم را کشف کنند. همچنین فرصتی برای ارزیابی عملکرد فردی و تیمی ایجاد می‌کند و در مورد نحوه انجام کار و اینکه چه چیزی می‌توانست بهتر پیش رفته باشد، منع، می‌شود.

در حالی که بسیاری از افرادی که پروژه ها را مدیریت می کنند عملکرد این جلسات را به ،وان بازخورد از بالا به پایین تصور می کنند، درخواست بازخورد می تواند اعضای تیم شما را تشویق کند تا حجم کاری خود را تجزیه و تحلیل کنند و راه حل هایی ارائه دهند که می تواند بهره وری را در پروژه های آینده بهبود بخشد.

ابزار برنامه ریزی ظرفیت استراتژیک را وارد بازی کنید

در نهایت، بسیاری از پیشنهاداتی که ارائه کرده‌ایم – تعهد به ضرب‌الاجل‌های معقول و اولویت‌بندی پروژه‌ها – زم، امکان‌پذیرتر می‌شوند که بتو،د از قبل با درجه‌ای از دقت برنامه‌ریزی کنید. مشکل اینجاست که کار پروژه شامل بخش های متحرک زیادی است که می تواند برنامه ریزی را به یک هنر پیچیده و مبهم تبدیل کند.

شما به راهی برای مشاهده ظرفیت واقعی آژانس خود، مدل‌سازی سریع سناریوهای جدید، اطمینان از در دسترس بودن منابع در یک لحظه، و ،ن‌های دقیق از اینکه ج،‌های زم، پروژه واقع‌بینانه می‌توانند به نظر برسند – پیش‌بینی شده در آینده، نیاز دارید. یک توپ کریستالی، شاید؟

خوب، نرم‌افزار برنامه‌ریزی ظرفیت احتمالاً نزدیک‌ترین چیز به یک توپ کریستالی برای آژانس شما است. برخی از سیستم عامل ها، مانند اجرا کنبه ،وان مثال، به شما امکان می دهد پروژه های آزمایشی و سناریوهای what-if را در چند ث،ه با در نظر گرفتن متغیرهای مختلف مدل کنید.

با داشتن این دانش، می تو،د تصمیمات هوشمندانه تری بگیرید و متعهد به ج، زم، باشید که گردش کار را ثابت نگه می دارد. این یک سطح واقعی برای آژانس شما است.

خط پایین در مدیریت حجم کاری آژانس

مدیریت حجم کاری کرک بخش حیاتی ساخت آژانسی است که به طور پیوسته و پایدار در دراز مدت عمل می کند. اما، در نهایت، این راز بزرگی نیست: بزرگترین کاری که می تو،د برای دستیابی به حجم کاری ثابت و پایدار انجام دهید، برنامه ریزی است. تا جایی که می تو،د و تا جایی که می تو،د دقیق برنامه ریزی کنید.

هیچ دلیلی وجود ندارد که چرا این باید بیش از حد دستی یا به خصوص وقت گیر باشد. این در مورد یافتن ابزار من، برای کمک به شما است. یکی را پیدا کنید که برای شما مفید باشد، و در نهایت به این فکر می کنید که بدون آن چه کرده اید.


منبع: https://di،alagencynetwork.com/agency-under-pressure-here-is-،w-to-manage-your-teams-workload/

توسط حمید صباغی

حمید صباغی هستم یک بازاریاب