آیا زمان آن رسیده است که یک مدیر منابع برای آژانس خود استخدام کنید؟


آیا تا به حال به این فکر کرده اید که تیم شما واقعاً چه مقدار زمان را به جای کارهای قابل پرداخت صرف مدیریت می کند؟ یا اینکه آیا می توان از قبل تقاضاهای افزایش یافته را پیش بینی کرد تا بتوان فردی را استخدام کرد و به کار برد قبل از یک گلوگاه وجود دارد؟

اگر پاسخ به این سؤالات غیرقابل درک به نظر می رسد، ممکن است وقت آن رسیده که یک مدیر منابع را استخدام کنید.

این ممکن است تصمیمی عجولانه و پرهزینه به نظر برسد (“مدیر منابع؟ آیا ما حتی به یکی نیاز داریم؟”). اما نکته اینجاست: اگر آژانس شما به دلیل مدیریت ضعیف زمان، برنامه ریزی نادرست ظرفیت، یا فرسودگی بالای کارکنان (از جمله موارد دیگر) پول خود را از دست می دهد، ممکن است ارزش آن را داشته باشد.

یک مدیر منابع می تواند روی این مشکلات کار کند و به مرور زمان آژانس شما را سودآورتر کند.

پس سوالی که باید از خود بپرسید این است که آیا برای سازمان شما منطقی است یا خیر. شرایط هر ، متفاوت است. و بنابراین، بیایید کمی عمیق تر کاوش کنیم و ببینیم که آیا ممکن است ایده خوبی باشد که یک مدیر منابع برای آژانس خود استخدام کنید.

اول: مدیر منابع چیست؟

یک مدیر منابع که به ،وان مدیر تخصیص نیز شناخته می شود، مسئول برنامه ریزی، زمان بندی و تخصیص منابع برای پروژه ها است. مدیر منابع تقاضای منابع سازمان را ارزیابی می کند و ظرفیت شرکت را برای برآوردن نیازهای کارکنان در طول پروژه ها تأیید می کند.

مدیران منابع همچنین کارمندان را با وظایف پروژه متن، با مهارت‌هایشان تطبیق می‌دهند، برای ارتقای مهارت هدفمند برنامه‌ریزی می‌کنند و در تصمیم‌گیری‌های استخدام شرکت می‌کنند تا شکاف‌های مهارتی را پر کنند.

سایر وظایفی که می تواند تحت مسئولیت های مدیر منابع قرار گیرد عبارتند از:

  • ارائه پشتیب، به مدیران پروژه در فرآیندها یا مسائل مدیریت منابع
  • آشنایی با گرایش های مدیریت منابع و قو،ن کار
  • داشتن اطلاعات به روز در مورد پروژه های جاری و آتی سازمان و نیاز به منابع آنها
  • اجرای استراتژی های مدیریت منابع برای غلبه بر کمبود منابع و اطمینان از تامین منابع کافی برای پروژه های مختلف (مانند تسطیح منابع)
  • شناسایی تضادهای احتمالی منابع و تخصیص مجدد منابع در صورت ،وم
  • برنامه ریزی ظرفیت، جایی که مدیر منابع اطمینان حاصل می کند که منابع سازمان از ظرفیت لازم برای مق، با پروژه های آینده برخوردار است.

آیا مدیر منابع با مدیر پروژه متفاوت است؟

به طور خلاصه بله. مدیران منابع و مدیران پروژه به طور کلی متوجه می شوند که کار آنها بسیار به هم مرتبط است. اما در نهایت، این نقش ها بر اه، مختلفی متمرکز می شوند:

مدیریت پروژه بر تحویل موفق پروژه ها تمرکز دارد

مسئولیت های مدیر پروژه شامل برنامه ریزی، بودجه بندی، برنامه ریزی و اجرای فعالیت های پروژه است. موفقیت در وظایف تکمیل شده، بودجه، ج، زم، و انتظارات مشتری سنجیده می شود.

تیم های مدیران پروژه در سطح پروژه فعالیت می کنند و هر کدام را تا پایان کامل می بینند. آنها اغلب با نرم افزار مدیریت پروژه کار می کنند که وظایف و وظایف فرعی را که کل پروژه را تشکیل می دهند ردیابی می کند.

مدیریت منابع بر ارائه افراد من، تمرکز دارد

در مقابل، مدیریت منابع بر دستیابی به آن متمرکز است موثرترین، استفاده متعادل از منابع یک شرکت. و از آنجایی که مدیران منابع در سطح سازم، فعالیت می کنند، بر تخصیص چندین پروژه به طور همزمان نظارت می کنند.

بسیاری از مدیران منابع از آن استفاده می کنند مدیریت منابع ابزارهای نرم افزاری، برای اینکه به یکباره همه پروژه هایی را که روی آنها کار می شود به چشم بیاورید. به ،وان مثال، اگر آنها نیاز به تخصیص مجدد برخی منابع از یک پروژه به پروژه دیگر داشته باشند، این بررسی سطح بالا می تواند کمک کند.

در مقایسه با مدیر پروژه، درگیری مدیر منابع با وظایف روزمره پروژه کمتر است. با این حال، آنها نگران عواملی هستند که بر روزمرگی تأثیر می‌گذارند – مانند اینکه آیا تیم پروژه تمام مهارت‌های لازم برای تکمیل کار را دارد و حجم کاری آنها چگونه است.

مدیران پروژه و مدیران منابع با هم کار می کنند

مدیران پروژه و مدیران منابع با هم کار می کنند تا اطمینان حاصل کنند که پروژه ها به اندازه کافی منابع دارند. مدیران پروژه درخواست‌های منابع را از مدیران منابع می‌دهند، که سپس مهارت‌های مورد نیاز برای نقش و در دسترس بودن و ظرفیت کارکنان شرکت را در نظر می‌گیرند.

چگونه یک مدیر منابع می تواند به آژانس شما کمک کند؟

در نهایت، مهارت ها و استعدادهای افراد شما بزرگترین دارایی شما به ،وان یک آژانس است. چه با طراحان درجه یک کار می کنید که می دانند چگونه خلاصه ای از آن را انجام دهند، یا با توسعه دهندگ، که در فکر ، به راه حل هر مشکلی ماهر هستند، افراد با استعدادی را استخدام می کنید زیرا می خواهید کاری ارائه دهید که مشتریان شما را به وجد بیاورد.

و بنابراین، وظیفه مدیر منابع این است که تضمین کند از استعدادهای تیم شما تا حدا،ر پتانسیل خود استفاده می شود. با این ذهنیت، در اینجا برخی از مزایایی که یک مدیر منابع می تواند برای سازمان شما به ارمغان بیاورد آورده شده است:

علاوه بر تخصیص منابع من، به هر پروژه، مدیران منابع می توانند برنامه هایی را برای بهترین استفاده از منابع شما ایجاد کنند. با ایجاد ارتباطات شفاف، منابع بسیار ماهر را می توان در پروژه های پیچیده در سراسر سازمان به اشتراک گذاشت.

مدیران منابع درگیر پیش‌بینی تقاضا می‌شوند، که به مدیران اجازه می‌دهد تقاضای منابع را پیش‌بینی کنند و برنامه‌ای را زودتر از موعد تنظیم کنند. با تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی در سازمان، مدیر منابع می تواند ایجاد یک طرح منابع که به شرکت اجازه می دهد تا شکاف بین ظرفیت و تقاضا را به طور فعال پر کند.

مدیران منابع می توانند با نگه داشتن نبض بار کاری کارکنان و خواسته هایی که تیم با آن مواجه است، نقش فعالی در حفاظت از رفاه کارکنان داشته باشند. چه این کار شامل تخصیص مجدد و متعادل ، مجدد کار باشد تا به طور نامتن،ی بر دوش یک نفر قرار نگیرد، یا به کارکنان یادآوری کنید که PTO خود را رزرو کنند، مدیران منابع می توانند یک حائل حیاتی بین تیم شما و تهدید فرسودگی خلاق باشند.

نشانه هایی که آژانس شما به یک مدیر منابع نیاز دارد

بنابراین، ما مشخص کرده‌ایم که یک مدیر منابع می‌تواند چه چیزی را برای آژانس شما بیاورد. اما ممکن است احساس کنید که شرکت شما هنوز در مرحله ای نیست که بخواهد شخصی را به طور خاص برای نقش مدیریت منابع توجیه کند.

در حقیقت، یک آژانس کوچک که پروژه های زیادی را به طور همزمان انجام نمی دهد، ممکن است هنوز به مدیر منابع نیاز نداشته باشد. اما برخی از علائمی که ممکن است در مرحله ای که نیاز به مدیریت منابع به ،وان یک اولویت داشته باشید چیست؟

  • شما از میزان استفاده کارکنان خود مطمئن نیستید

هر چه ساعت‌های شارژ تیم شما بیشتر باشد، درآمد بیشتری به دست خواهید آورد – و بنابراین، استفاده از صورت‌حساب آمار بسیار مفیدی است که می‌تو،د در صورت تمایل به درک صورت‌حساب درآمد آژانس خود، آن را کنترل کنید.

با این اوصاف، همیشه نیاز به زمان برای کار داخلی و ادمین وجود دارد – فقط (امیدوارم) زمان زیادی نباشد. با این حال، اگر مطمئن نیستید که نرخ بهره برداری قابل پرداخت تیم شما واقعاً چگونه است، چگونه می تو،د تشخیص دهید که از زمان به خوبی استفاده می شود؟

یک مدیر منابع می تواند در اینجا کمک کند. آنها می توانند به شما در درک میزان استفاده و تعیین اه، معقول برای ساعات قابل پرداخت کمک کنند. از آنجا، می‌تو،د برنامه‌ای تنظیم کنید تا بهترین‌ها را از کارمندان خود به دست آورید، بدون اینکه کار بیش از حد آنها کار کنید.

  • پروژه های شما بیش از حد بودجه هستند

اگر پروژه های شما اغلب به دلیل هزینه های زم، بیش از حد بودجه دریافت می کنند، نشانه آن است که یک مدیر منابع سرمایه گذاری ارزشمندی خواهد بود.

صرف بیش از حد برای زمان کارکنان نشان می دهد که منبع اشتباهی به یک کار اختصاص داده شده است، منبع به طور مطلوب کار نمی کند (شاید توجه آنها به پروژه های زیادی در یک زمان معطوف شود…؟)، یا اینکه ،ن های زم، برای کار انجام شده است. در وهله اول اشتباه است

یک مدیر منابع می تواند به مق، با همه این موقعیت ها کمک کند. آن‌ها می‌توانند به مدیریت در دسترس بودن منابع کمک کنند، اطمینان حاصل کنند که منابع خیلی نازک پخش نمی‌شوند، و ،ن‌های زمان کار را پیشنهاد می‌کنند که فاکتورهای مختلفی را در نظر می‌گیرد.

  • شما مشخص نیستید چه زم، یا چه ،ی را استخدام کنید

ممکن است بد،د که در تیم شما شکاف های مهارتی وجود دارد یا اینکه به ظرفیت بیشتری نیاز دارید، اما شاید مطمئن نیستید که چگونه آن را به یک برنامه استخدام قوی تبدیل کنید. مدیران منابع می‌توانند تقاضا و ظرفیت را پیش‌بینی کنند، که به شناسایی بهترین زمان برای استخدام، و همچنین تجزیه و تحلیل مهارت‌های کارکنان جدید و تعیین من، بودن استخدام‌های بالقوه سازم، کمک می‌کند.

  • حجم کاری کارکنان شما ناسازگار است

این غیرعادی نیست که کار آژانس کمی ناسازگار باشد: تیم شما احتمالاً این واقعیت را می پذیرد که آنها چند هفته شلوغ تر و چند هفته آرام تر خواهند داشت. اما اگر “عید یا قحطی” واقعاً از کنترل خارج می شود، ممکن است برای ایجاد تعادل به یک مدیر منابع نیاز باشد. با معرفی برنامه‌ریزی ظرفیت، یک مدیر منابع می‌تواند اطمینان حاصل کند که برای مثال، ضرب‌الاجل‌های پروژه یا شروع پروژه‌ها اغلب با هم تداخل ندارند.

  • به نظر می رسد منابع کلیدی شما از زم، که مقیاس را شروع کرده اید بیش از حد گسترده شده است

مشتریان بیشتر به م،ای اولویت های رقابتی بیشتر است. و بنابراین، اگر مدیران پروژه شما در حال حاضر مسئولیت تخصیص منابع را بر عهده دارند، با رشد آژانس، این موضوع برای آنها پیچیده‌تر و پیچیده‌تر می‌شود. این می تواند منجر به تخصیص ناکارآمد منابع و در واقع تخصیص بیش از حد به منظور برآورده ساختن همه خواسته ها شود.

با این حال، از آنجایی که یک مدیر منابع، دیدگاه سطح بالاتری از همه پروژه‌هایی که به طور همزمان اتفاق می‌افتند را می‌بیند، می‌توانند به تصویر بزرگ‌تر نگاه کنند. این به آن‌ها فرصت می‌دهد تا تقاضاهای افزایش‌یافته را پیش از موعد پیش‌بینی کنند و گام‌های پیشگیرانه‌ای، مانند آوردن پیمانکاران یا مترجمان آزاد برای کاهش بخشی از بار، بردارند.

از نمایندگی ضایعات گرفته تا دستگاه روغن کاری شده…

برای یک شرکت آسان است که در هرج و مرج گیر بیفتد، به خصوص هنگام رسیدگی به پروژه های متعدد و خدمات رس، به مشتریان مختلف. با این حال، یک مدیر منابع می تواند به شما کمک کند مسیری را برای ،وج از عدم اطمینان و به سمت آینده ای با ثبات تر ترسیم کنید. با تکمیل مدیریت پروژه و تمرکز بر موفقیت کلی کل سازمان، آنها می توانند پایداری و سودآوری شرکت را تقویت کنند.

اگر می خواهید آژانس خود را به سطح بعدی، به دور از فرآیندهای نامشخص و به سمت تصمیم گیری های استراتژیک و ساختارمند برای منابع هدایت کنید، استخدام یک مدیر منابع می تواند بهترین انتخابی باشد که می تو،د انجام دهید.


منبع: https://di،alagencynetwork.com/is-it-time-to-hire-a-resource-manager-for-your-agency/

توسط حمید صباغی

حمید صباغی هستم یک بازاریاب