چگونه منابع آژانس خود را در سال 2023 برنامه ریزی کنید

به یاد داشته باشید، زمان همه چیز است
برای یک آژانس، زمان کالای شماست. این چیزی است که شما می فروشید و چگونه سود می کنید. بنابراین منطقی است که این نقطه شروع در برنامه ریزی منابع شما باشد. اولین کاری که باید انجام دهید این است که بفهمید در حال حاضر چقدر زمان برای فروش دارید.

زمان‌های اخیر چالش‌های بیشتری را به پیش‌بینی منابع آژانس اضافه کرده است، با افزایش روند کار ،یبی، دانستن اینکه همه روی چه چیزی کار می‌کنند دشوارتر می‌شود. اما در حالی که اوج و فرودها می توانند بخشی اجتناب ناپذیر از زندگی آژانس باشند، با چند مح،ه می تو،د منابع خود را هوشمندانه و با قابلیت برنامه ریزی کنید.

چگونه برنامه ریزی منابع خود را درست انجام دهیم؟

… یا باید شروع به استخدام کنید؟
اگر به نظر می رسد احتمال دارد که یک تیم خاص در دراز مدت کار زیادی داشته باشد، زمان آن رسیده است که استخدام را در نظر بگیرید. در درازمدت، پرداخت نرخ‌های فریلنسری به فردی که به غیر از نام عضوی از کارکنان است، بسیار بیشتر از استخدام یک عضو تیم جدید برای شما هزینه خواهد داشت.

سپس باید توجه خود را به خط لوله خود معطوف کنید، مثلاً چه کاری در راه است؟ برخی از این ممکن است قطعی باشد، اما پروژه های دیگر ممکن است هنوز در مرحله “فرصت” باشند. می‌تو،د به اینها وزنی برای احتمال تبدیل بدهید، و بیشترین اعتبار را به ،، که شانس 75٪ و بالاتر دارند، بدهید.

از طرف دیگر، اگر تیم خاصی به نظر می رسد که در آینده قابل پیش بینی مورد استفاده قرار نخواهند گرفت، باید بررسی کنید که چرا این اتفاق افتاده است؟ آیا روش کار خود را تغییر داده اید؟ آیا مشتریان از استفاده از یک سرویس خاص دور شده اند؟ یا اینکه به سادگی روی فروش برای این منطقه تمرکز نکرده اید؟ اگر دومی است، می تو،د به سادگی سعی کنید بازی فروش خود را ارتقا دهید. اما اگر کار برای این تیم رو به افول است، می‌تو،د به تجدید ساختار نگاه کنید و ببینید آیا هر یک از اعضای تیم فعلی شما مایل به ارتقاء مهارت یا آموزش مجدد برای انطباق با نیازهای در حال تغییر شما هستند یا خیر.

اگر این داده ها را دارید، به ج، زم، سال گذشته نگاهی بیندازید. سپس می‌تو،د ساعت‌های غیرقابل پرداخت آن‌ها را از کل ساعت‌هایشان ،ر کنید، که تعداد ساعات شارژ شما را به شما می‌دهد (می‌تو،د این را به درصد تبدیل کنید). این برای هر آژانس و هر نقش متفاوت خواهد بود، اما کارشناسان آژانس ورکز می گویند که میانگین این رقم 62.5 درصد است.

استفاده از سیستم مدیریت آژانس
تنها با داشتن یک ایده واضح از میزان استفاده توسط مجموعه مهارت ها یا اعضای تیم فردی است که می تو،د واقعاً تصویری از آنچه در کل آژانس شما اتفاق می افتد دریافت کنید. بدون این مح،ات اولیه، ممکن است مدتی طول ،شد تا متوجه این ال،ا شوید. و به ،وان یک منبع بزرگترین هزینه برای آژانس ها است که به ،ه خود بر سودآوری و رشد شما تأثیر می گذارد.

حالا به آنچه قبلا فروخته شده است نگاه کنید
در اینجا مهم است که تفاوت بین زمان ،نی و زمان نقل شده را به خاطر بسپارید. زمان ،نی راهنمای داخلی شما برای مدت زم، است که برای تکمیل کار نیاز دارید. زمان نقل قول مقداری است که شما از مشتری نقل قول کرده اید. به ،وان مثال، برخی از آژانس ها برای تن، با بودجه، کمتر نقل قول می کنند. اما باید در نظر بگیرید که یک کار واقعاً چقدر طول می کشد تا به طور مؤثر بد،د که چند ساعت را در نظر گرفته اید. برای بدست آوردن رقمی برای ظرفیت باقیمانده خود، ،ن زده شده را با موجود مقایسه کنید.

گزارش Synergist رزرو شده در مقابل ظرفیت

استفاده از فریلنسرها…
اگر به نظر می رسد که یک اوج خاص یکباره است یا احتمالاً کوتاه مدت است، می تو،د فریلنسرها را وارد کنید. اگر فهرستی قوی از افراد دارید که می توانند وارد شوند و بدون زحمت کار را انجام دهند، این می تواند یک رویکرد بسیار مفید باشد. اما شما باید سختگیر باشید. فریلنسرها را فراتر از پروژه ای که آنها را برای آن استخدام کرده اید بر اساس “فقط در مورد” نگه ندارید. این یک تله وسوسه‌انگیز است که آژانس‌ها اغلب در آن گرفتار می‌شوند، اما داشتن یک فریلنسر در اطراف صرفاً برای پاک ، کار اضافی یک تجارت پرهزینه است.

اکنون می‌د،د که میزان استفاده هر یک از اعضای تیم چقدر است، هر تیم چقدر زمان در دسترس دارد، چه چیزی قبلاً فروخته‌اید و چه چیزی در راه است. این به شما نشان می‌دهد که کدام منابع هنوز ظرفیت دارند و تیم‌هایی که ممکن است بیش از حد رزرو شده باشند.

از هرج و مرج تا آرامش
برنامه ریزی منابع ممکن است پیچیده به نظر برسد، اما با ابزارهای من، مدیریت آژانس، می تواند به طرز شگفت آوری ساده باشد. پیش‌بینی مؤثر به شما کمک می‌کند تا از شیوه کار پر هرج و مرج جشن یا قحطی که به نظر بسیاری از آژانس‌ها را محاصره می‌کند، دور شوید.

زم، که برای فریلنسرها پول می‌دهید، در گوشه‌ای از تیمی که بیش از حد کار می‌کنند، و در گوشه‌ای دیگر که در حال پرداخت حقوق هستید، تیمی که کمتر از آن استفاده می‌کنید، معا، خوشحال کننده‌ای از نظر سود ایجاد نمی‌کند.

برای تعیین نرخ بهره برداری برای هر فرد، باید مح،اتی را انجام دهید. یک نقطه شروع خوب این است که با هر یک از اعضای تیم صحبت کنید. از آنها بپرسید که تقریباً چقدر زمان صرف کارهای غیرقابل پرداخت می کنند. البته، این از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مشخص نیست، اما ممکن است دریابید که برخی از اعضای تیم، برای مثال، بیشتر از دیگران در مشاغل داخلی قرار می‌گیرند.

این به این م،ی است که مشخص کنید هر یک از اعضای تیم چقدر برای انجام کارهای قابل پرداخت در دسترس هستند، که نرخ “استفاده” آنها است. منظور من از این چیست؟ خب، واضح است که برخی از اعضای تیم، مانند مدیران منابع یا تیم های مالی، ساعات کاری قابل پرداخت ندارند. اما برای ،، که این کار را انجام می دهند، برنامه ریزان یا انجام دهندگان، هر دقیقه از هر روز کاری قابل پرداخت نخواهد بود. در مورد استراحت چای، استراحت توالت، جلسات / جلسات توجیهی و ناهار فکر کنید. ناگفته نماند مواردی مانند زمین، مشاغل داخلی و ،ب و کار جدید.

گزارش ظرفیت Synergist توسط تیم و فرد

یافتن تعادل من،
کار آژانس می تواند در اوج و فرود باشد، و گاهی اوقات لازم است فقط بپذیریم که این ماهیت کار است. اما اینکه یک تیم مثل جوجه‌های بی‌سر می‌دوید و تیمی دیگر بی‌کار نشسته بود، برای روحیه یا حاشیه سود خوب نیست. بنابراین اینجاست که باید به دقت در مورد نحوه مدیریت تقاضا فکر کنید.

به ،وان مثال، اگر چهار کپی رایتر با میانگین 100 ساعت در ماه با قیمت 75 پوند در ساعت دارید، می تو،د 400 ساعت یا 30000 پوند کپی رایتینگ بفروشید.

ویژگی های برنامه ریزی ظرفیت Synergist می تواند به شما تصویر واضحی از مدت زمان ،ن زده شده برای مشاغل زنده، زمان رزرو شده برای کار یا تعطیلات با هزینه و غیرقابل پرداخت، و مدت زم، که هنوز در دسترس است، توسط تیم، فرد یا مجموعه مهارت به شما ارائه دهد.

برای یک آژانس، برنامه ریزی منابع یکی از عوامل کلیدی در عملیات روان و موفقیت آمیز است. اساساً، مدیریت منابع خوب می تواند به شما کمک کند تا تعیین کنید که آیا ظرفیت ارائه کارهای فعلی و مورد انتظار را دارید، آیا نیاز به ارائه پشتیب، فریلنسر دارید یا حتی استخدام نیروهای جدید.

مح،ه نرخ بهره برداری یک فرد

در عوض، می‌تواند شما را به حالت صلح‌آمیزتر سوق دهد، با تیم‌هایی که با حدا،ر ظرفیت ممکن کار می‌کنند.

به طور کلی، این به این م،ی است که به دنبال استخدام فریلنسرها، جابه‌جایی کار بین بخش‌هایی که می‌تو،د در آنجا هستید یا در نهایت، استخدام کنید.

اینجاست که یک سیستم مدیریت آژانس می تواند ارزش وزن خود را به طلا داشته باشد. انجام مح،ات بر اساس داده های واقعی و دقیق به این م،ی است که تصمیم گیری شما به جای اینکه بر اساس حدس و گمان باشد، آگاهانه است. در حالی که اعضای تیم می توانند تصوری تقریبی از مدت زم، که برای کارهای غیرقابل پرداخت هزینه می کنند به شما ارائه دهند، یک سیستم مدیریت آژانس یک تفکیک کامل از ارقام را ارائه می دهد.

منبع: https://di،alagencynetwork.com/،w-to-plan-your-agencys-resources/

چالش آژانس‌ها این است که تیم‌ها را مشغول نگه دارند اما در سطوح بهینه. خیلی شلوغ است و افراد بسیار پر استرسی خواهید داشت که بهترین کار خود را تولید نمی کنند. بیش از حد ،ت است و شما حوصله خلاق، خواهید داشت که ساعت ها و ساعت ها به کوچک ترین پروژه ها می پردازند. مدیریت منابع در مورد رضایت شغلی، سود بهتر و مدیریت رشد است. در حالی که کار روزانه یک آژانس در تفکر خلاق است، سودآوری و پایداری نهایی در برنامه ریزی و آماده سازی است.

علاوه بر این، می‌تو،د فرصت‌های موجود در خط لوله خود را ردیابی کنید تا به شما در برنامه‌ریزی پیشگیرانه منابع کمک کند تا هیچ غافلگیری ناخوشایندی برای آتش‌سوزی وجود نداشته باشد. در حالی که ممکن است فکر کنید که پروژه های زیادی دارید، احساس خوبی به شما دست می دهد، اما این پروژه ها تنها در صورتی سودآور خواهند بود که افراد من،ی برای کار روی آنها داشته باشید.