کوه یخ در پیش است؟ هنگام تخصیص منابع به پروژه ها چه چیزی را نباید فراموش کرد


مدیریت تحویل پروژه برای یک آژانس کار ساده ای نیست. همیشه چیزی در لیست کارهای شما وجود دارد. شما به طور فعال ریسک را مدیریت می کنید، در حالی که این واقعیت را می پذیرید که نمی تو،د همه چیز را حساب کنید. هیچ دو روزی شبیه هم نیست.

تخصیص منابع تنها یکی از عوامل متعددی است که بر توانایی سازمان شما برای ارائه پروژه های با کیفیت بالا تأثیر می گذارد. اما آیا با آن مانند یک اولویت رفتار می کنید؟ آیا استراتژی تخصیص منابع شما دقیق به نظر می رسد یا بیشتر شبیه به “بستگی به رایگان بودن” دارد؟

ممکن است این فقط یک کار دیگر در لیست باشد، اما عجله در تخصیص منابع به پروژه ها بدون در نظر گرفتن جزئیات می تواند شما را در آب داغ قرار دهد. نه تنها می تواند به روحیه تیم آسیب برساند و روابط مشتری را به خطر بیندازد، بلکه می تواند حاشیه سود پروژه را نیز از بین ببرد و توانایی آژانس شما را برای رشد کاهش دهد.

بنابراین، بیایید به جزئیات بپردازیم – و با کوه یخ پیش رو مق، کنیم.

تخصیص منابع به پروژه ها

فرآیند تخصیص منابع یک رکن اساسی مدیریت پروژه است. به هر حال، مهمترین دارایی آژانس شما افراد شما هستند. اگر می‌خواهید پروژه‌ها را با موفقیت اجرا کنید و مشتریان خود را راضی نگه دارید، باید بر هنر برنامه‌ریزی افراد من، برای انجام وظایف من، در زمان من، تسلط داشته باشید.

با توجه به آنچه گفته شد، بیایید آنچه را که تخصیص موثر منابع در مدیریت پروژه شامل می شود، بررسی کنیم:

  • در نظر گرفتن طرح پروژه در طول برنامه ریزی منابع، با توجه خاص به محدوده پروژه و وابستگی های کاری که انعطاف پذیری ج، زم، پروژه را محدود می کند.
  • نظارت بر در دسترس بودن تیم خود در طول زمان‌بندی منابع
  • دانستن ظرفیت منابع موجود خود هنگام ردیف ، پروژه های آینده
  • شناسایی منابع ماهر مورد نیاز، و علامت گذاری در صورت نیاز به منابع مشابه برای وظایف پروژه همزمان
  • ایجاد یک استراتژی مستحکم برای تخصیص منابع کوتاه مدت و بلند مدت برای اجرای پروژه

خیلی چیزها را باید در نظر داشت، اما شما تنها نیستید. در دنیای دیجیتال امروزی، می‌تو،د نرم‌افزار مدیریت منابع را بیابید که کمکی برای بهبود می‌کند تخصیص منابع انس، استراتژی ها. آنها می توانند به شما در ردیابی در دسترس بودن منابع، استفاده و ظرفیت خود کمک کنند تا بتو،د در کل پروژه تصمیمات بهتری بگیرید.

نوک کوه یخ؟

مشکل این است که وقتی ،ت به منابع پروژه می رسد، به سادگی تشخیص اینکه چه ،ی برای کار در دسترس است یا نه، به اندازه کافی کار نمی کند. برای دستیابی به یک برنامه منابع قوی برای یک پروژه، ملاحظات دیگری وجود دارد که باید در نظر داشته باشید – اما ممکن است لازم باشد کمی دقیق تر به وضعیت نگاه کنید.

این پدیده به نام اصل کوه یخ: وجود اطلاعات مدفون در زیر آشکارترین مجموعه جزئیات.

نوک کوه یخ

وقتی صحبت از داده ها و معیارهای مربوط به منابع پروژه شما می شود، اصل کوه یخ همچنین به ما هشدار می دهد که زیاد به داده های انبوه تکیه نکنیم، زیرا ممکن است ارتباط خود را با تفاوت های فردی بین اعضای مجموعه منابع خود از دست بدهیم.

بیایید به چند مثال نگاه کنیم:

مهارت ها

در حالی که ممکن است چندین نفر از اعضای تیم وجود داشته باشند که بتوانند یک کار خاص را انجام دهند، بعید است که توانایی ها و تخصص آنها دقیقاً ی،ان باشد.

برای مثال، ممکن است سه توسعه‌دهنده فرانت‌اند با در دسترس بودن در برنامه‌هایشان داشته باشید. اما مهارت نسبی آنها با زبان های برنامه نویسی مختلف احتمالاً متفاوت است. آنها ممکن است زمینه هایی داشته باشند که در آنها برتری داشته باشند، و زمینه هایی که در آنها تجربه کافی ندارند.

برای برقراری تماس درست در مورد اینکه چه ،ی باید روی یک پروژه کار کند، به ترتیب به دید دقیق تری از مهارت ها و شایستگی های آنها و همچنین درک کامل از نکات فنی پروژه در دست نیاز دارید.

هزینه

نرخ های متغیر به راحتی می توانند باعث سردردهای منبع شوند. به ،وان مثال، هزینه بیشتر برای زمان توسعه دهندگان ارشد نسبت به زمان توسعه دهندگان جوان منطقی است. اما اگر یک توسعه‌دهنده جوان در یک نقطه حساس در طول ج، زم، پروژه در دسترس نباشد، چه؟ ممکن است مجبور شوید یک کارشناس ارشد را به کار اختصاص دهید تا آن را به پایان برس،د، اما این باعث افزایش هزینه پروژه می شود.

پس چیکار میکنی؟ می‌تو،د برای داشتن یک توسعه‌دهنده ارشد در پروژه از مشتری هزینه اضافی دریافت کنید، یا می‌تو،د در مورد این موضوع سکوت کنید و هزینه را جذب کنید. اما در این صورت هزینه تحویل پروژه بیشتر از حد انتظار خواهد بود.

چرا باید تخصیص منابع را به درستی انجام دهید?

جزئیات منابع مانند مثال های بالا ممکن است در زیر سطح قرار داشته باشند، اما به راحتی می توان دید که چگونه می توانند بر سودآوری آژانس شما تأثیر بگذارند. هنگامی که مدیریت منابع را به درستی انجام می دهید، می تواند به آژانس شما کمک کند تا به طور موثر اجرا شود، پروژه های با کیفیت بالا را به موقع ارائه دهد، در حالی که تضمین می کند که برای کار خود به درستی دستمزد دریافت می کنید.

اما اثرات مثبت فراتر از این مزایای خط برتر است. تخصیص من، منابع همچنین:

  • عملکردهای شغلی تکراری و استفاده ناکافی را که می‌تواند از نقش‌های نامشخص ناشی شود، کاهش دهید
  • مسئولیت پذیری را هم به صورت فردی و هم به صورت تیمی افزایش دهید
  • از نیاز به اضافه کاری و بارهای کاری سنگین جلوگیری کنید و تیم خود را از استرس و فرسودگی نجات دهید
  • کیفیت کار ارائه شده را بهبود بخشید، زیرا کارمندان حجم کاری غیرمنطقی را تحمل نمی کنند
  • ارتباط دقیق تری را بین مدیران پروژه و کارکنان و همچنین بین اعضای تیم تشویق کنید
  • روحیه کارکنان را تقویت کنید، زیرا رزرو PTO ساده تر خواهد بود
  • روابط بهتری در محیط کار برقرار کنید

چگونه می توان اطمینان حاصل کرد که هنگام تخصیص منابع، همه عوامل را در نظر می گیرید?

کل فرآیند از مدیریت منابع پروژه بستگی به فرآیند تخصیص منابع مؤثر دارد که همه عوامل را در نظر می گیرد – از در دسترس بودن، مهارت، تا حجم کار و موارد دیگر.

در اینجا سه ​​نکته وجود دارد تا اطمینان حاصل شود که هنگام برنامه ریزی تخصیص منابع خود، زیر سطح را می بینید:

  1. از یک راه حل مدیریت منابع استفاده کنید

اگر با یک سیستم دستی کار می کنید، پیگیری همه جزئیات می تواند بسیار دشوار باشد. خوشبختانه، نرم‌افزار مدیریت پروژه همه‌جانبه می‌تواند جایگزین آن انبوهی از کاغذبازی‌ها، پست‌ها و صفحات گسترده شود.

با کار با یک پلت فرم نوآورانه مانند اجرا کن، می تو،د از کل منابع آژانس خود، در دسترس بودن کارمندان، نرخ استفاده و حتی ساعت های قابل پرداخت، دید پرنده ای داشته باشید و پیگیری تیم خود را آسان می کند.

  1. با قطعیت برنامه ریزی کنید

با وجود یک ابزار تخصیص منابع، می تو،د پروژه های خود را از قبل تنظیم کنید، مطمئن باشید که تصویر دقیقی از در دسترس بودن منابع خود دارید. پلتفرمی مانند Runn به شما اطلاعات دقیقی در مورد تیم شما می دهد، از جمله مرخصی برنامه ریزی شده آنها، پروژه هایی که به آنها منصوب می شوند و حجم کاری مربوطه آنها.

شما می تو،د این اطلاعات را در یک تقویم منابع جمع آوری کنید، بنابراین می تو،د برای کارهای آینده بدون دردسر اختصاص دادن و تخصیص مجدد اعضای تیم برنامه ریزی کنید.

  1. منابع را بر اساس عوامل دیگر مرتب کنید

با مرتب‌سازی منابع خود بر اساس مهارت‌ها، سطح ارشدیت و تجربه مرتبط، می‌تو،د به راحتی این عوامل پنهان را که در غیر این صورت ممکن است نادیده گرفته شوند، در نظر بگیرید.

به ،وان مثال، با Runn، می تو،د مهارت هایی را به هر یک از اعضای تیم اختصاص دهید، همراه با یک شاخص مقیاس از میزان تجربه آنها در آن زمینه. وقتی ،ت به تخصیص وظایف می‌رسد، مدیران پروژه می‌توانند بر اساس مهارت‌ها و تجربیات مورد نیاز خود فیلتر کنند تا یک استراتژی تخصیص منابع کارآمد در چندین پروژه تدوین کنند.

نتیجه

شما می تو،د مجموعه ای از مصنوعات پروژه و اسناد را برای تحویل داشته باشید، اما اگر افراد لازم برای کار روی پروژه را نداشته باشید، هیچ کاری انجام نمی شود. برنامه ریزی منابع هرگز نباید یک فکر بعدی باشد – در واقع، بسیار مهم است. اما برای اجرای عدالت به نظارت روشنی بر ش،ه پیچیده ای از عوامل نیاز دارید.

استفاده از نرم‌افزار مدیریت منابع باعث می‌شود در حین تلاش برای پنهان نگه داشتن همه این عوامل، غرق نشوید. بنابراین، به خودتان کمک حیاتی بدهید: هنگام تخصیص منابع به پروژه ها با استفاده از پلتفرمی که کار سخت را برای شما انجام می دهد، خود را برای موفقیت آماده کنید.


منبع: https://di،alagencynetwork.com/iceberg-ahead-what-not-to-forget-when-allocating-resources-to-projects/

توسط حمید صباغی

حمید صباغی هستم یک بازاریاب