7 اشتباه مدیریت پروژه که آژانس ها مرتکب می شوند و چگونه از آنها اجتناب کنیم

اشتباهات به راحتی می توانند ناشی از خطا در گردش کار یا ش،ت ارتباط باشند. وقتی اطلاعات حیاتی به هر دلیلی زیر رادار پرواز می کند، مسائل با سرعت شگفت انگیزی انباشته می شوند. ،ش دامنه یا بیش از حد بودجه اغلب نتیجه اطلاعات از دست رفته یا نادرست است.

ا،ر پروژه ها با برخی دست اندازهاها در جاده مواجه می شوند و در بیشتر مواقع، این خیلی فاجعه آمیز نخواهد بود. اما وقتی پروژه‌های مشتری را در یک آژانس مدیریت می‌کنید، حتی اشتباهات کوچک نیز می‌توانند منجر به هزینه و خجالت شوند – به خصوص اگر بارها و بارها تکرار شوند.

مهم نیست که آژانس شما در چه اندازه یا صنعتی است، اجرا کن قدرت برنامه ریزی منابع تصویری بزرگ را به شما می دهد، در حالی که به طور شهودی جزئیاتی را که باید بد،د ظاهر می شود. با گزارش‌های بی‌درنگ در مورد استفاده از منابع و ساعات صورت‌حساب، ببینید هر دلار به کجا می‌رود و با برنامه‌ریزی‌های سطح بالا و برنامه‌ریزی سناریو، ظرفیت آینده خود را برای انجام کارهای بیشتر مشخص کنید.

مدیران پروژه در نهایت مسئول درک هر یک از اعضای تیم و ذینفعان از پروژه هستند. تعریف اینکه از کدام پلتفرم ها برای هر نوع پیام و داده استفاده شود، شفافیت و وضوح در انتقال ایده ها را افزایش می دهد. مطمئن شوید که هر انتقال اطلاعات را برای یکنواختی و جلوگیری از تکرار کار مستند کنید.

5. عدم مدیریت ،ش دامنه

پروژه ای که بدون عیب و نقص اجرا شده است کمی شبیه به یک تک شاخ است. در واقعیت، اشتباهات مدیریت پروژه آسان است و اجتناب از آنها به طور کامل دشوار است.

گزارش وضعیت پروژه یک راه عالی برای به روز نگه داشتن تیم و تمرکز همه بر روی یک هدف نهایی است. پس از اینکه اعضای تیم وظایف خود را تکمیل ،د و پروژه تحویل شد، عملکرد تک تک مشارکت کنندگان و تیم ها نیز باید در فرم های نظرسنجی، بازخورد یک به یک، و گذشته نگر برای تشریح فرآیند پروژه ارزیابی شود.

آیا آماده اید تا اشتباهات مدیریت پروژه را به گذشته بسپارید؟

در مدیریت پروژه خیلی راحت اتفاق می افتد. جریان های کاری و وابستگی ها می توانند بسیار مشروط باشند و در تعادل طیف وسیعی از متغیرها قرار بگیرند. همه چیز ممکن است یک روز به شکلی آرام پیش برود، همه برای اینکه یک عامل تغییر کند – که به طور بالقوه مسیر کل پروژه را به خطر می اندازد.

ارتباطات نادرست – چه داخلی و چه خارجی – منبع بزرگی از اشتباهات برای آژانس ها است. هنگامی که شما روزانه روی یک پروژه کار می کنید، به راحتی می توان تصور کرد که کل تیم پروژه از جزئیات آگاه هستند، اما همیشه اینطور نیست.

از آنجایی که شما در طول مدت پروژه با مشتری همکاری و همکاری می کنید، احتمالاً تغییرات کوچکی در محدوده پروژه درخواست می شود. به نفع ارائه خدمات عالی به مشتری، اولین غریزه شما ممکن است موافقت با هر تغییری باشد… اما این موارد کوچک اضافه می شود.

قبل از اینکه متوجه شوید، می تو،د در موقعیتی قرار بگیرید که بودجه، منابع یا زمان لازم برای دستیابی به مجموعه جدیدی از محصولات قابل تحویل را ندارید، زیرا این دامنه ،ش دارد.

راه حل:

یکی از اشتباهات اساسی که آژانس ها مرتکب می شوند، ش،ت در مدیریت ریسک های پروژه است که مست،م آگاهی از ریسک ها، مهارت های مدیریت آنها و استراتژی هایی برای کاهش آنها است.

نیازی به گفتن نیست که درست ، این موارد، حتی برای مدیران پروژه با تجربه، همیشه آسان نیست.

معرفی ابزارهای کارآمد و قابل اعتماد برای مدیریت منابع، برای اطمینان از استفاده من، از منابع در طول چرخه عمر پروژه. منابع مورد نیاز را در مرحله برنامه ریزی پروژه مرور کنید، بنابراین هر گونه تضاد یا شکاف در مهارت های مورد نیاز را می توان شناسایی و برطرف کرد.

4. مشکلات ارتباطی

بنابراین، برای جلوگیری از اشتباهات مدیریت پروژه، باید به طور فعال مجموعه ای از عوامل را مدیریت کنید، ارتباط شفاف با سهامداران را حفظ کنید، تغییرات را پیش بینی کنید و استراتژی هایی را برای کاهش خطرات آماده کنید.

اگر تیم شما بدون درک روشنی از اه، پروژه شروع به کار کند، این احتمال وجود دارد که آنها در مسیر اشتباهی حرکت کنند. در صورتی که اه، پروژه تعریف شده باشند، اما به درستی به سایر اعضای تیم منتقل نشده باشند، یا با مشتری توافق شده باشند، همین امر صادق است.

راه حل:

ابزارهای مدیریت منابع پروژه من، برای آژانس شما می تواند به شما کمک کند منابع را به طور موثر تخصیص دهید، به طور شفاف و موثر ارتباط برقرار کنید و با برنامه ریزی، اجرا و پیش بینی همه چیز در یک پلت فرم در زمان صرفه جویی کنید.

خود و تیمتان را برای موفقیت آماده کنید. بهره وری و کارایی را به حدا،ر برس،د و با مشکلات مدیریت پروژه خداحافظی کنید.

منبع: https://di،alagencynetwork.com/project-management-mistakes-that-agencies-make-and-،w-to-avoid-them/

همانطور که قصد دارید از وقوع این اشتباهات مدیریت پروژه در آژانس خود جلوگیری کنید، خود را به نرم افزار قابل اعتمادی مجهز کنید که می تواند شما را به موفقیت پروژه برساند.

فرآیند مدیریت ریسک آژانس خود را با یک برنامه تجزیه و تحلیل ریسک و واکنش تثبیت کنید. آنها را به طور منظم در طول پروژه مرور کنید تا خطرات جدیدی را که به وجود آمده است شناسایی کنید و پاسخ خود را استراتژی کنید.

7. عدم سنجش موفقیت

مشخصات روزانه ممکن است متفاوت باشد، اما بیشتر اشتباهات مدیریت پروژه که آژانس های بازاریابی دیجیتال با آن مواجه می شوند ناشی از هفت عامل زیر است:

1. فقدان اه، و مقاصد مشخص

در واقع، ماهیت مدیر پروژه بودن به این م،ی است که شما اغلب چندین پروژه را به طور همزمان در تیم های مختلف مدیریت می کنید. مدیر پروژه به طور متوسط بین 2 تا 5 پروژه (اگرچه 1 در 4 بعد از ظهر در واقع بیش از این را مدیریت می کند …). با وجود بسیاری از قطعات متحرک که برای جلب توجه شما رقابت می کنند، از دست دادن چیزی سخت نیست.

دلایل رایج اشتباهات مدیریت پروژه

یکی از رایج ترین اشتباهات ایجاد یک ج، زم، فشرده پروژه است که به اندازه کافی محدوده و محصولات قابل تحویل را منع، نمی کند. این امر علاوه بر ایجاد استرس برای تیم شما، منجر به ،وجی های ناقص یا عجله شده و کاهش کیفیت یا پروژه های عقب افتاده می شود.

راه حل:

به بیان ساده: اگر افراد من،، با مهارت‌های من،، در زمان من، را نداشته باشید، هیچ شانسی وجود ندارد که پروژه همانطور که برنامه‌ریزی کرده‌اید پیشرفت کند.

راه حل:

در واقع، حتی یک فقدان ساده صراحت و بازخورد واضح نیز می تواند اشتباهات مشابه را در طول زمان تکرار کند.

برع،، انتقال اطلاعات در مورد هر تصمیم یا تغییر کوچک، کارمندان را تحت تأثیر قرار می دهد. این می تواند تمرکز را مختل کند، و حتی در نهایت پیام های مهم را در میان پیام هایی که مرتبط نیستند دفن کند.

راه حل:

بسته به نوع پروژه هایی که آژانس شما با آنها برخورد می کند، احتمالاً اشتباهات مشابهی را بارها و بارها مشاهده خواهید کرد.

این امر می‌تواند به روحیه تیم آسیب برساند، آنها را درگیر کند و همچنین احتمال تکرار اشتباهات مشابه را در پروژه‌های آینده افزایش دهد.

راه حل:

موفقیت یک دوتایی نیست: از پروژه‌های کمتر موفق درس‌هایی برای آموختن وجود خواهد داشت و در پروژه‌های موفق‌تر، زمینه‌هایی برای ستایش و توسعه وجود خواهد داشت. اما اگر مدیران پروژه معیارها را بررسی نمی‌کنند و به طور فعال بازخورد جمع‌آوری نمی‌کنند، هیچ راهی برای اندازه‌گیری موفقیت و شناسایی مکان‌های بهبود وجود ندارد.

بر اساس پروژه های قبلی، ج، زم، برنامه ریزی کنید و برای تاخیرهای غیرمنتظره احتمالی را در نظر بگیرید. با نظارت بر پیشرفت پروژه، آژانس‌ها می‌توانند نقاط عطف و سرعت فعالیت‌ها را پیگیری کنند، بنابراین در صورت ،وم می‌توان تنظیمات را با مشتری انجام داد.

3. درک نادرست منابع مورد نیاز

هیچ، بی عیب نیست. اما ارزش این را دارد که زمان بگذارید و کشف کنید که چرا اشتباهات مدیریت پروژه در آژانس شما اتفاق می افتد. به این ترتیب، می تو،د استراتژی هایی برای جلوگیری از آنها ایجاد کنید.

چرا اشتباهات مدیریت پروژه اتفاق می افتد؟

با ایجاد فرآیند مدیریت تغییر در مراحل اولیه، از ،ش دامنه اجتناب کنید و اطمینان حاصل کنید که مشتری و کل تیم شما از نحوه عملکرد آن آگاه هستند. تغییرات در محدوده پروژه باید با در نظر گرفتن تأثیر آنها بر بقیه اجرای پروژه مستند شود. قبل از اعمال تغییرات، اطمینان حاصل کنید که هرگونه تعدیل در بودجه یا ج، زم، مشخص و توسط همه ذینفعان تایید شده است.

6. مدیریت ناکافی ریسک پروژه

فقدان یک فرآیند ریسک من، بر انعطاف‌پذیری تیم در موقعیت‌های غیرمنتظره تأثیر می‌گذارد و می‌تواند بر امور مالی پروژه و حتی شهرت آژانس تأثیر بگذارد.

راه حل:

در یک نکته مشابه، اگر تیم همه پرسنل من، را در اختیار نداشته باشد، و بسیاری از وظایف حیاتی به طور خوش بینانه به یک یا دو نفر کلیدی در تیم بستگی دارد، می تو،د با یک گلوگاه و تاخیرهای بعدی مواجه شوید.