این سند رسمی می تواند بسیار طول، باشد و بنابراین موسسه مدیریت پروژه (PMI) توصیه می کند که یک خلاصه اجرایی نیز تهیه کنید، که نکات برجسته را در قالبی قابل دسترس ارائه می دهد.
همانطور که بدون داشتن ایده روشنی از مقصد خود و مسیری که قرار است طی کنید، سفر مهمی را آغاز نمی کنید، یک برنامه مدیریت پروژه خوب مسیری را که در آن حرکت می کنید و چگونه می د،د چه زم، به آنجا رسیدم
مزایای طرح مدیریت پروژه چیست؟
یکی از درسی که در اوایل مدیریت پروژه می آموزیم این است که افراد مختلف تعاریف متفاوتی از “انجام شده” دارند. هرچه در مورد اه، پروژه خود شفاف‌تر باشید، ارزیابی اینکه آیا این اه، محقق شده‌اند یا خیر، برای همه افراد درگیر – اعضای تیم و مشتریان به طور ی،ان آسان‌تر است.
به ،وان بخشی از برنامه ریزی برای مدیریت دامنه، باید در این مرحله نحوه مدیریت تغییرات را روشن کنید. تقریباً اجتناب‌ناپذیر است که برخی از جنبه‌های پروژه پس از انجام کارها نیاز به تطبیق داشته باشند، و این مشکلی ندارد – تا زم، که همه شما در مورد چگونگی این اتفاق توافق داشته باشید. مدیریت دامنه به شما امکان می دهد بین انتظارات مشتری و تیم تعادل برقرار کنید.
- همه را در مورد بودجه و ج، زم، روشن می کند
اگر تا به حال احساس کرده اید که نگه داشتن تیم پروژه در مسیر درست مانند گله داری گربه هاست، ممکن است زمان آن رسیده باشد که یک برنامه مدیریت پروژه را شروع کنید.
شفافیت در مورد اه، پروژه همچنین به کاهش منابع تلف شده کمک می کند، که ممکن است زم، اتفاق بیفتد که افراد به دلیل سوء تفاهم، پروژه را در جهت اشتباه هدایت کنند.
- به شما کمک می کند خطرات را شناسایی کنید (و تصمیم بگیرید که چگونه به آنها پاسخ دهید)
- برنامه زمانبندی پروژه و ج، زم،
- محدوده پروژه و محصولات قابل تحویل
- برنامه مدیریت منابع انس، و هزینه
- طرح مدیریت ریسک
- برای مدیریت سهامداران پروژه، فرآیندهای سازم، و سایر اطلاعات ضروری تجاری که می تواند بر اجرای پروژه تأثیر بگذارد، برنامه ریزی کنید.
یک ابزار مدیریت منابع مانند اجرا کن پیچیدگی این کار را از بین می برد. این می تواند به شما کمک کند منابع و ج، زم، خود را ترسیم کنید، بنابراین می تو،د منابع را به طور دقیق در چندین پروژه تخصیص دهید و اطمینان حاصل کنید که درگیری یا تخصیص بیش از حد وجود ندارد.
- تعریف می کند که موفقیت برای پروژه چگونه به نظر می رسد
برنامه مدیریت پروژه سندی است که همه چیزهایی را که تیم شما باید در مورد پروژه بداند را به تفصیل شرح می دهد. همانند سایر بخش‌های فرآیند برنامه‌ریزی پروژه، برنامه مکتوب شما باید شامل ورودی‌های مدیران پروژه، سهامداران کلیدی و سایر اعضای تیم باشد.
با تشریح اینکه چگونه به طور منظم با سهامداران خود درگیر خواهید شد، چگونه آنها را در مورد پیشرفت پروژه به روز می کنید، انتظارات آنها را برآورده می کنید و بازخورد آنها را تجزیه و تحلیل می کنید، می تو،د روابط قوی با آنها در طول ج، زم، پروژه ایجاد کنید.
پلتفرمی شبیه اجرا کن مدیریت منابع را در تمام پروژه‌هایی که آژانس شما مدیریت می‌کند، تسهیل می‌کند و به شما نظارت لازم را برای ایجاد استراتژی‌ها و راه‌حل‌های عملیاتی می‌دهد و یک قدم جلوتر از ریسک‌های تامین منابع می‌م،د. همچنین به پیش بینی روندها بر اساس ظرفیت فعلی، استفاده و ال،ای مالی شما کمک می کند، بنابراین می تو،د برنامه ریزی پروژه خود را با هر چالش جدیدی که در پیش می گیرید، بهبود بخشید.
برنامه مدیریت پروژه شما همچنین باید جزئیاتی از ابزارهای نرم افزاری را که در طول چرخه عمر پروژه استفاده خواهید کرد، مشخص کند – نکته ای که نباید نادیده گرفته شود، زیرا می تواند بین قایقر، ساده و دریاهای طوف، تفاوت ایجاد کند.
به ،وان رهبران آژانس، ایجاد یک طرح کامل پروژه باید یک گام اساسی در مرحله برنامه ریزی پروژه باشد. در این مقاله، ما به این خواهیم پرداخت که یک برنامه مدیریت پروژه چیست و در مورد مزایایی که برنامه های مدیریت پروژه می تواند برای تیم شما و همچنین پروژه بعدی شما به همراه داشته باشد، صحبت خواهیم کرد.
برنامه مدیریت پروژه چیست؟
یک طرح مدیریت ذینفعان می تواند بخشی از طرح کلی پروژه شما را تشکیل دهد تا نحوه مدیریت روابط با سهامداران را مشخص کند. با داشتن یک برنامه روشن برای این ،صر حیاتی از عملیات پروژه شما، تجربه مشتری به احتمال زیاد آرام، کنترل شده و سازگار در پروژه ها خواهد بود.
گرد هم آوردن سهامداران خود در یک جلسه برنامه ریزی مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا پایه های پروژه خود را ایجاد کنید. اولین گام این است که محدوده پروژه را تعریف کنید، که به شما کمک می کند محدودیت ها و مرزهای پروژه را مشخص کنید، و همچنین از شفافیت در مورد موارد تحویلی که ارائه می کنید اطمینان حاصل کنید.
- منابع مورد نیاز پروژه را تعیین می کند
این امر علاوه بر اطمینان از اجرای تعهد خود نسبت به مشتری، می‌تواند ،ش دامنه ناشی از انتظارات نامشخص را کاهش دهد.
گنجاندن یک طرح مدیریت ارتباط در قالب طرح پروژه به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که کانال های ارتباطی از مرحله برنامه ریزی پروژه مشخص هستند. این شامل زمان، چگونگی و با چه ،ی جنبه‌های مختلف پروژه، چه در داخل و چه در خارج، می‌شود.
طرح پروژه شما باید مشخص کند که از چه اقدامات و معیارهای گزارشگری برای گزارش پروژه و ارزیابی پیشرفت آن استفاده می شود. جزئیاتی که انتخاب می کنید بسته به روش مدیریت پروژه شما و نوع پروژه ای که روی آن کار می کنید متفاوت است.
در اینجا 8 مزیت یک طرح مدیریت پروژه آورده شده است.
- محدوده پروژه، مرزها و محصولات قابل تحویل را تعریف می کند
داشتن طرح ریسک پروژه به ،وان یکی از اجزای اصلی برنامه مدیریت پروژه احتمال را افزایش می دهد موفقیت پروژه این به تیم کمک می کند تا بداند چگونه به خطرات در زمان بروز واکنش نشان دهد، و تضمین می کند که در صورت بروز مشکل، منابع کافی در دسترس خواهد بود.
اگر می‌خواهید پروژه و برنامه‌ریزی منابع خود را به سطح بعدی آسان و حرفه‌ای ارتقا دهید، با یک برنامه مدیریت پروژه – با کمک Runn، کارها را شروع کنید.
منبع: https://di،alagencynetwork.com/benefits-of-a-project-management-plan/
با این وجود، یک طرح پروژه شما را قادر می سازد تا گزارش های وضعیت پروژه عملکردی ایجاد کنید که تمام جزئیات مورد نیاز برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه را نشان می دهد.
- نحوه مدیریت ارتباطات پروژه را تشریح می کند
برای پروژه های بزرگ یا پیچیده با چندین نقطه تماس، استفاده از برنامه ریزی پروژه ابزارها می توانند به نظارت بر ارتباطات با مشتری کمک کنند، و همچنین به شما یک نمای دسترسی سریع از جایی که هر یک از اعضای تیم در وظایف پروژه خود انجام می دهند، ارائه می دهند. این همچنین تضمین می کند که هر یک از اعضای تیم در قبال تحویل پروژه های خود پاسخگو هستند.
- در مدیریت ذینفعان به شما کمک می کند
خوب، پاسخ کوتاه این است که شما مطمئناً می توان اجرای پروژه بدون برنامه مدیریت پروژه اما به آس، زندگی شما در مراحل مختلف چرخه عمر مدیریت پروژه کمک می کند.
به ،وان یک رهبر آژانس، ممکن است تعجب کنید که آیا سرمایه گذاری زمان زیادی در اسناد پروژه دقیق واقعا بهترین رویکرد است؟ به هر حال، یک برنامه بی نقص همه چیز خوب و خوب است. اما آیا واقعاً می تواند واقعیت (و غیرقابل پیش بینی بودن) کار بر روی پروژه های خلاقانه و دیجیتال را به تصویر ،شد؟
اگرچه ایجاد طرح یکی از مراحل برنامه ریزی پروژه است، سند باید پویا باشد – به این م،ی که در طول مراحل پروژه بررسی و به روز می شود تا تغییراتی را که در حال رخ دادن است منع، کند.
مهم است که دوباره بررسی شود ارزیابی ریسک در فواصل زم، در طول اجرای پروژه، زیرا ممکن است محدودیت های پروژه در طول چرخه عمر پروژه تغییر کرده باشد.
- به شما کمک می کند تا نحوه گزارش پروژه را تعیین کنید
نیازی به گفتن نیست که مشتریان خوشحال بیشتر به مشتریان تکراری تبدیل می شوند. بنابراین ارزش آن را دارد که نقطه‌هایی را بین زمان سرمایه‌گذاری در برنامه‌ریزی و مستندسازی در این مرحله و مشتری، که بعداً به خط مراجعه می‌کنند، ترسیم کنیم، زیرا تحت تأثیر خدماتی که دریافت کرده‌اند، قرار گرفته‌اند.
بسته شدن
